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A Sociedade Limitada é uma das modalidades mais utilizadas para a constituição de empresas no Brasil. Seu principal atrativo é a limitação da responsabilidade dos sócios ao valor das quotas por eles integralizadas, o que garante mais segurança e proteção patrimonial. Para garantir o bom funcionamento da empresa, a legislação brasileira estabelece algumas regras para a administração da sociedade limitada. Neste artigo, abordaremos tais regras e – destacadamente – as principais obrigações e responsabilidades dos administradores da Ltda. Com isso, esperamos fornecer, aos administradores, um guia prático de como exercer suas funções em compliance com as diretrizes normativas que regulamentam sua atuação.

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1. Diferença Entre Sócio e Administrador.

Antes de adentrarmos nas obrigações e responsabilidades dos administradores é importante entendermos a diferença entre sócios e administradores.

Enquanto os sócios são proprietários da empresa, os administradores são responsáveis pela gestão dos negócios e pelo cumprimento das obrigações legais e estatutárias da sociedade. Partindo dessa premissa, poderíamos fazer a seguinte distinção:

• Os sócios são os proprietários da empresa, investem seu capital no negócio e são os responsáveis pela gestão estratégica e financeira. Como contrapartida, terão direitos proporcional sobre o lucro gerado pelo negócio (dividendos).
• Já o administrador da Ltda. é o responsável pela gestão operacional da empresa. E, como contrapartida pelos seus serviços, fará jus a remuneração (pró-labore). É deste profissional a função de tomar as decisões do dia a dia do negócio tais como: gerenciar funcionários, negociar com fornecedores e clientes, tomar decisões presentando a empresa.

Bastante comum, no entanto, que uma mesma pessoa ocupe as duas posições jurídicas, isto é, seja – ao mesmo tempo – sócio e administrador. Nestes casos é relevante que todos entendam que uma mesma pessoa poderá usar duas “camisas” diferentes e terá direitos e deveres igualmente distintos a depender da camisa que esteja utilizando num determinado momento.

Por exemplo, o sócio poderá se fazer representar em assembleia ou reunião por advogado. Os administradores, não. Assim, se uma pessoa é – ao mesmo tempo – sócia e administradora, ela poderá ser fazer representar naquelas funções que exerce a título de sócio; mas não poderá ser representada nas suas funções que exerce a título de administrador.

2. Quem Não Pode Ser Administrador (Impedimentos).

Algumas pessoas estão impedidas, por lei, de ocupar o cargo de Administrador da Ltda.

São elas:

• Menores de 18 anos.
• Funcionários públicos, em geral.
• Agentes Políticos.
• Enquanto durar os efeitos da condenação, pessoa que tenha sido condenada por crimes falimentares, de corrupção, suborno, crimes contra a economia popular ou contra o sistema financeiro nacional etc.

Basta que o administrador se declare desimpedido, não lhe é exigido apresentação de qualquer documento ou certidão que comprove seu desimpedimento.

Por uma questão de compliance, também não se recomenda o exercício do cargo de administrado da Ltda. por pessoa que tenha qualquer conflito de interesses com a empresa ou com os demais sócios.

3. Quem Pode Ser Administrador.

Poderá ser Administrador da Ltda. qualquer pessoa física, maior de 18 anos e que não incorra numa das hipóteses de impedimento analisadas acima.

Importante destacar, aqui, dois pontos principais:

• Apenas pessoas físicas podem ser administrador da sociedade ltda. Pessoas jurídica não podem exercer tal função.
• O administrador não precisa ser sócio da empresa. No entanto, relevante que possua competência técnica comprovada na área.

4. Natureza Personalíssima da Administração.

Dizer que a natureza da Administração da sociedade limitada é personalíssima significa dizer que as funções de gestão cabíveis ao administrador não podem ser delegadas a terceiro. Assim, o administrador deverá exercer pessoalmente suas atribuições, sem se valer de assistentes, representantes ou procuradores.

Claro que – na vida real – a multiplicidade de tarefas exige que as atribuições administrativas sejam delegadas a auxiliares. No entanto, essa delegação jamais poderá vir do próprio administrador, sob pena de nulidade. Isso quer dizer que os atos que este delegado pratique possuem um vício de presentação que tornam estes atos anuláveis. Sendo, pois, enorme fonte de insegurança jurídica para a empresa.

Sendo necessário, a delegação das funções de gestão dependerá de decisão pela assembleia geral ou reunião dos sócios. Ou, ainda, de autorização expressa no contrato social. Nestes casos, a procuração será válida caso seja a sociedade – presentada pelo seu administrador (e não o administrador em si) – delegando suas funções de gestão.

Nesses casos, a sociedade deverá delimitar os poderes e atos que o procurador pode praticar. Será indevida a procuração que concede amplos poderes tornando o procurador quase que um novo administrador da sociedade, tornando-o um administrador de fato.

4.1. A vida como ela é:

• Comum que os contratos sociais prevejam cláusula atribuindo a todos os sócios (genericamente) a administração da sociedade. Essa cláusula atribuirá funções de gestão apenas àqueles que eram sócio ao tempo de sua pactuação. Dessa forma, ainda que seja admitidos novos sócios mais para frente, eles não serão automaticamente conduzidos à função de administrador em que pese a existência da cláusula genérica “todos os sócios são administradores”.
• Muito comum que pessoas impedidas para exercício da administração, como por exemplo, funcionários públicos. Sejam sócios de uma empresa e estabeleçam um laranja como administrador. Nestes casos, a sociedade emite uma procuração para aquele impedido com amplos poderes tornando-o um verdadeiro administrador de fato. Essa manobra representa alto grau de risco para as operações da empresa. Uma porque os atos do procurador estarão sempre sob ameaça de nulidade. Outra porque traz ao impedido um risco administrativo junto à pessoa que gera o impedimento (ex: inimigo político denuncia funcionário público para o órgão ao que está vinculado que ele está exercendo, de fato, administração de uma sociedade limitada, fazendo com que este possa responder a PAD ou, até mesmo, a processo por improbidade administrativa).

5. Administração Por Mais de Uma Pessoa: Disjuntiva x Conjuntiva.

Também é bastante comum, na prática, que contratos sociais prevejam a existência de uma administração exercida por mais de uma pessoa (geralmente dois ou mais sócios). Nestes casos, o que acontece?

Em primeiro lugar: é sim possível estabelecer mais de um administrador. No entanto, o conselho que costumo dar aos clientes do escritório é que os sócios estabeleçam uma cisão funcional. Isso é, estabeleçam quais atividades de gestão serão de responsabilidade de cada administrador (ex.: um administrador fica responsável pelo financeiro, outra pela captação de clientela ou gestão quanto à execução do serviço). O contrário poderá gerar ruídos na operação e os próprios funcionários não saberão quais ordens acatar e a quem se reportar, o que é muito ruim do ponto de vista empresarial.

5.1. Administração Disjuntiva.

No silêncio do contrato, a administração por mais de uma pessoa será exercida no modelo disjuntiva. Ou seja, cada administrador poderá praticar isoladamente (ou seja, sozinho) qualquer ato de administração.

Isso é bom ou ruim?

Depende, há aspectos positivos e negativos:

• (+) fluidez na administração, celeridade, não engessamento. Cada um tem caneta o suficiente para praticar os atos necessário para gerir os negócios.
• (-) Concentração de poder na mão dos administradores que poderão conduzir a empresa em todos os seus aspectos e risco de ordens contraditórias, causando um ruído entre os funcionários e uma confusão na operação.

Neste modelo disjuntivo de administração, havendo conflito entre os administradores (que desejam coisas diferentes, por exemplo, um deseja demitir certo funcionário e o outro não), a decisão final será dos sócios, por maioria. No entanto, o administrador que manifestar sua contrariedade não age com culpa no eventual prejuízo da sociedade ou de terceiros, estando, pois, isento de responsabilidade. Esta recairá apenas sobre os administradores que aprovaram a medida e sobre os sócios que decidiram a questão.

5.2. Administração Conjuntiva.

O contrato social poderá prever, no entanto, um modelo conjuntivo de administração exigindo – para certos atos – assinatura de todos (ou alguns) dos administradores. Por exemplo, tomada de financiamento acima de certo patamar exigindo concordância de todos os administradores.

Bom ou ruim?

Depende, há aspectos positivos e negativos nesse modelo de gestão:

• (+) Separação de poderes entre os administradores, garantindo uma ação com maior grau de segurança.
• (-) Engessamento na função administrativa, que não contará mais com a possibilidade de resolver questões de forma rápida e desburocratizada na medida em que deverá contar com um modelo onde a vontade de todos/alguns dos administradores precisa ser colhida.

6. Deveres dos Administradores.

São três os deveres principais dos Administradores da Sociedade Limitada. E deles resultam uma série de obrigações:

6.1. Dever de Diliência (duty of Care).

Esse dever exige uma postura ativa e uma condução da gestão conforme padrões de probidade. Deverá o administrador buscar e adotar os melhores procedimentos visando, sempre os interesses da sociedade. Deste dever surgem algumas obrigações:

• Obrigação de Assiduidade: um administrador diligente, por princípio, é aquele que está presente no dia a dia do negócio, porque só assim conhecerá as necessidades da operação que deve gerir. Logo, deve estar presente na empresa com assiduidade adequada ao nível da operação.
• Obrigação de Se Informar e Investigar: Ao determinar os atos de gestão, deverá se informar como eles tão sendo operacionalizados pelos seus subalternos e, caso perceba que algo não está correndo conforme o planejado, deverá investigar o ocorrido para que se possa perceber se o problema está na estratégia desenhada pelos sócios ou na execução dela.
• Obrigação de Vigilância: o administrador diligência é aquele que está sempre vigilante ao negócio e, portanto, atento aos impactos que sua gestão causará não apenas no faturamento e lucratividade do negócio, mas também junto aos trabalhadores e todos os demais stakeholders.
• Obrigação de Intervir, quando necessário: caso seus comandos de gestão não estejam sido colocados em prática de forma adequada, deverá intervir para corrigir o curso. Além disso, deverá estar atento à eficiência de processos internos para que possam ser reavaliados e rediscutidos constantemente para que a empresa atinja um grau elevado de eficiência gerencial.

6.2. Dever de Lealdade (A Base Societária do Compliance).

O administrador tem o dever de ser leal à sociedade empresarial que gere, jamais aos próprios interesses. Assim, deverá utilizar seus conhecimentos visando sempre bons resultados para a empresa que gere, não para vantagens próprias ou de terceiros. Esse dever também gera uma série de obrigações, como:

• Obrigação de Obediência: o administrador, ao exercer suas funções de gestão, deverá obedecer a lei, o contrato social e as deliberações dos sócios. Exatamente nessa ordem de hierarquia.
• Obrigação de Sigilo: o administrador terá conhecimento de muitas informações empresariais durante a condução de suas funções. Esse conhecimento, contudo, é sigiloso e deverá ser utilizado somente em benefício da empresa, jamais deverá ser utilizado para benefício próprio ou vazado para terceiros.

6.3. Dever de Informar.

É direito essencial dos sócios fiscalizar a sociedade. Para que esse direito seja exercido de forma eficiente, caberá ao administrador esclarecer aos sócios assuntos de real importância para o sucesso das atividades. Deste dever derivam uma série de obrigações para o administrador:

• Obrigação de demonstrações financeiras. Ao término de cada exercício social, o administrador deverá proceder à elaboração do inventário, do balanço patrimonial e do balanço de resultado econômico.
• Obrigação de prestação de contas: os administradores são obrigados a prestar contas justificadas aos sócios.
• Obrigação de tolerar fiscalização: o sócio pode, a qualquer tempo, examinar os livros e documentos, o caixa e a carteira da sociedade.

7. Responsabilidade dos Administradores da Sociedade Limitada:

Os administradores responderão por perdas e danos oriundos de operações que ele sabia ou deveria saber estar em desacordo com a maioria.

Primeiro ponto: que maioria é essa que a lei fala? Maioria de sócios ou de administradores.

Há certo espaço interpretativo, portanto, bem que se resolva isso na redação do contrato social para diminuir a insegurança jurídica de todas as partes, tanto dos sócios quanto dos administradores.

Fato é, no entanto, que essa regra permite uma bela medida de governança corporativa: havendo mais de um administrador, possível que se estabeleça uma reunião de administradores (por exemplo, 1 vez a cada 15 dias) onde se estabeleça a vontade da maioria deles em temas sensíveis da gestão. Assim, aquele administrador que resolver agir de forma rebelde, arriscará o próprio pescoço caso a operação que realizar resulte em danos para sociedade ou para os sócios.

Sobre a responsabilidade dos administradores, propriamente dita, a regra geral é que:

Em caso de descumprimento de seus deveres e obrigações, o administrador que der causa a dano à sociedade, a terceiro ou aos sócios; deverá indenizá-los. Suas ações e omissões poderão resultar em responsabilização civil, administrativa e criminal.

7.1. Responsabilidade Civil Subjetiva Dos Administradores da Sociedade Limitada (LTDA).

A responsabilidade dos administradores da sociedade limitada é subjetiva. Mas o que isso quer dizer?

Bom… não basta que um ato de sua gestão dê causa a um prejuízo à sociedade, aos sócios ou a terceiros. Para que se possa pensar em responsabilizá-lo, deverá estar demonstrado seu dolo ou sua culpa; isto é, a sua intenção (vontade e consciência) em causar o dano ou um comportamento negligente, imprudente ou de imperícia na condução dos negócios.

Em resumo, sempre que por culpa ou dolo, o administrador violar um dos seus deveres elencados no item acima e disso resultar lesão à sociedade, aos sócios ou a terceiros, ele poderá ser responsabilizado. Desde, contudo, que fique demonstrado sua intenção maliciosa ou culpa na gestão.

Na hipótese de vários administradores, ressalte-se que a responsabilidade civil entre eles é solidária perante a sociedade e terceiros. Isso quer dizer quer quaisquer dos administradores responderão, ainda que tenha sido outro a praticar o ato danoso.

Logo, muito cuidado para os casos – tão comum na prática – onde um dos sócios seja nomeado administrador no contrato social, mas não exerce a administração de fato; que fica inteiramente nas mãos de outro sócio-administrador. Nestes casos, ato danoso desse poderá gerar responsabilização para aquele. Ainda que possa haver defesa, nestes casos, sobretudo a partir da teoria da dos atos próprios (mais especificamente, da surrectio), o aconselhado é que sócio que não administre, de fato, a sociedade não aceite estar nomeado como administrador.

7.2. Exoneração da Responsabilidade dos Administradores Da Sociedade Limitada (LTDA).

A sociedade e os sócios terão um prazo de três anos para demandar os administradores pelos danos causados por esse. Esse prazo de três anos deverá ser contato da assembleia ou reunião de sócios que lhe tomar as contas, ou que deveria ter tomado; se sequer houve assembleia/reunião de sócios, contagem será do último dia para que se tenha a reunião (02 de Maio do ano onde deveria ter sido prestado as contas).

O administrador, contudo, não precisará ficar três anos com essa espada sob sua cabeça, na assembleia/reunião ordinária (aquela que deve ocorrer nos 4 primeiros meses do ano); ele poderá ter suas contas aprovadas sem reservas. Casos em que estará desde logo isento de qualquer responsabilidade.

Aqui precisamos assessorar melhor os administradores. É bastante comum, na prática, que a assembleia/reunião de sócios ordinária não seja convocada; ou, sendo, não se vote a prestação de contas do administrador. Nestes casos tão comuns, o maior prejudicado é o próprio administrador já que não tendo suas contas aprovadas, ficará por 3 anos sujeito a uma ação de responsabilidade civil. De outra sorte, se tivesse agido para aprovarem suas contas, estaria exonerado desde logo de qualquer responsabilidade.

Mas atenção, mesmo que haja a aprovação de contas sem reserva a exoneração de responsabilidade do administrador da limitada não é absoluta. Trata-se de uma exoneração relativa. Ou seja, só ocorrerá se a aprovação de suas contas pelos sócios se deu sem erro, dolo, simulação, lesão ou outros vícios da vontade. Deve ser uma prestação de contas limpa. Do contrário, os sócios ou a sociedade poderá anular a aprovação de contas e, depois, mover ação indenizatória contra o administrador.

7.3. Defesa do Administrador da Sociedade Limitada (LTDA): Business Judgment Rule.

Nem todo ato do administrador que resulte dano para empresa ou sócios dará causa a uma ação de responsabilidade. A regra do business judgment estabelece o direito de errar do administrador, afinal, gestão não é ciência exata e seu desenrolar pressupõe certo grau de tomada de risco.

No entanto, para que o administrador possa alegar essa matéria de defesa, deverá demonstrar dois requisitos:

• Agiu de boa-fé. Isso é, não violou seu dever de diligência, tendo se comportado de forma proba e ativa buscando adotar procedimentos que mitigassem os riscos e;
• Agiu observando seu dever de lealdade. Ou seja, adotou medida de gestão arriscada tendo em vista os melhores interesses da empresa já que vislumbrava uma boa relação de risco x retorno. Sua ação não teve intenção de benefício próprio ou de terceiros.

Por exemplo, um administrador que tomou uma decisão considerada prejudicial à empresa, mas que estava respaldada por um parecer técnico ou análise de mercado, cumpriu seu dever de diligência e – por isso – não há motivos para responsabilização.

7.4. Deeping Insolvency.

O “Deepening Insolvency” é uma responsabilização dos administradores por agravar a situação de insolvência da empresa. Nesse caso, os administradores podem ser responsabilizados por adotarem medidas que, ao invés de recuperar a empresa, agravaram sua situação financeira, aumentando o prejuízo dos credores.

Como consequência desse raciocínio, trata-se de obrigação do administrador fazer com que a sociedade confessa falência quando o seu quadro de insolvência for irreversível, sob pena de ferir o dever de diligência. Isso abriria brecha para sua responsabilidade uma vez que a sobrevida artificial da empresa, aumentando o seu passivo sem necessidade, coloca em risco de dano terceiros (fornecedores, trabalhadores, Fisco etc.).

7.5. Encerramento Irregular da Empresa.

O encerramento de uma empresa possui todo um procedimento previsto em lei. Não se pode, simplesmente, fechar as portas.

Assim, o administrador que promova o encerramento irregular da empresa viola o seu dever de lealdade na medida em que descumpre sua obrigação de obediência à lei.

Dessa forma, os demais sócios poderão imputar ao administrador os prejuízos daí resultantes.

Por exemplo, o encerramento irregular da empresa, como ato ilícito que é, permitirá o redirecionamento da execução fiscal contra o administrador devendo quitar no seu CPF, os débitos fiscais que eram da empresa.

É justamente por esse nível de detalhe que o administrador deve estar, constantemente, sendo assessorado por um bom profissional jurídico especializado em Direito das Empresas. Como imaginar que o simples ato de encerrar uma empresa exigiria o respeito a um procedimento legal, sob pena de uma consequência tão grave para o administrador?

É fundamental que você que administra uma sociedade limitada tenha contato constante com um bom advogado.

7.6. Responsabilidade do Administrador da Sociedade Limitada por Débitos Tributários.

Os administradores respondem pessoalmente pelos créditos correspondentes a obrigações tributárias resultantes de atos praticados com excesso de poder ou infração de lei e contrato social.

Mais uma vez fica claro a importância de assessoria jurídica.

Imagine, por exemplo, administrador de uma sociedade limitada que possui certo objeto social (salão de beleza, por exemplo). Após receber certas informações, ele decide utilizar o caixa da empresa para realizar determinada operação financeira em bolsa de valores ou com aquisição de criptomoedas.

Ainda que a operação seja bem-sucedida e resulte em lucro, o administrador agiu com excesso de poder e violação do contrato social, razão pela qual poderá ter que responder no seu CPF pelos tributos que surgirem dessa operação (imposto de renda, por exemplo).

7.7. Responsabilidade do Administrador da Sociedade Limitada por Débitos Previdenciários.

A lei impõe ao administrador da sociedade limitada a obrigação de reter e recolher aos cofres públicos contribuições previdenciárias devidas pelo seu pessoal. Nestes casos, não destinando à Seguridade Social o valor retido, o administrador responderá com seus bens pessoais a dívida tributária que, em princípio, era da empresa.

7.8. Responsabilidade do Administrador da Sociedade Limitada por questão Ambiental.

A sociedade limitada que pratique atos de poluição responderá, mas não sozinha, junto com ela poderá responder o administrador – na sua pessoa física. Isso quer dizer que atos que gerem danos ao meio ambiente chamará a responsabilidade não apenas da empresa (CNPJ), mas também da pessoa física que a administra e que tenha sido responsável pela decisão empresarial que gerou a degradação ambiental.

8. Conclusão.

Como visto, a administração da sociedade limitada é uma função importante e que exige conhecimentos específicos não apenas de gestão, mas também jurídico na medida em que devem estar cientes de suas obrigações e responsabilidades legais para evitar problemas. Assim, fundamental que os administradores contem com assessoria jurídica especializada em Direito de Empresas.

É fundamental contar com o auxílio de um advogado especializado em Direito Empresarial para orientar na gestão e evitar problemas legais.

A Carvalho Teixeira Advocacia Empresarial possui uma equipe de advogados especializados em Direito Empresarial e está pronta para auxiliar sua empresa em questões de administração, responsabilidade civil, tributária, entre outras.

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