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As reuniões e assembleias de sócio são os ambientes onde todas as decisões empresariais relevantes são tomadas. No entanto, pela importância desse evento, a lei estabelece uma série de burocracias. NUM AMBIENTE DE DISPUTA DE PODER, SAI NA FRENTE QUEM CONHECE AS REGRAS DO JOGO. Leia o artigo a seguir e conquiste uma poderosa ferramenta para tomar as rédeas da empresa.

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1. Introdução.

1.1. O que são Reunião e Assembleia de Sócios?

As reuniões e assembleia de sócios são ambientes de poder onde as decisões que conduzirão a empresa são tomadas.

Se, por um lado, o ser humano tem capacidade de raciocínio e, portanto, aptidão para tomar as próprias decisões. Por outro lado, uma empresa – enquanto pessoa jurídica – toma decisões através dos seus sócios.

O que comanda a vontade da empresa é, portanto, o princípio da maioria. Ou seja, a vontade daqueles que possuem a maioria das cotas representativas do capital social.

É, portanto, um ambiente político. Isto é, um ambiente de exercício de poder cuja decisão final deverá ser fruto de negociações e deliberações entre os sócios. E, como todo jogo político, há regras que devem ser observadas.

1.2. Para que servem a reunião e a assembleia de sócios?

Uma vez estabelecido que reuniões e assembleias de sócios são ambientes políticos onde acontecem negociações e deliberações que conduzirão o destino da empresa, fica fácil perceber a finalidade delas.

Reunião e assembleia de sócios servem para formar a vontade da pessoa jurídica, ou seja, dali sairão as estratégias que conduzirão os negócios. Trata-se, portanto, do ambiente decisório de cúpula. O ápice da pirâmide de poder dentro da empresa.

Sabendo disso dá para perceber a importância de conhecer as regras que comandam esse jogo de poder.

1.3. Reunião/Assembleia Ordinária x Extraordinária.

As assembleias e reuniões serão de duas espécies: ordinárias e extraordinárias, cada uma delas com seu objeto e regras próprias:

• Reunião e Assembleia de sócios Ordinária.
  • Obrigatória que ocorra 1x por ano, até a data limite de 30 de Abril de cada ano.
  • As matérias a serem discutidas e votadas nesta reunião são as seguintes:
    • Prestação de contas dos administradores.
    • Demonstrações financeiras (balanço patrimonial e de resultado econômico).
    • Eleição de novos administradores, se for o caso.
    • Outra matéria da ordem do dia, como normalmente ocorre: decisão sobre quanto e como se precederá a distribuição de lucros.

Ressalte-se que com 30 dias de antecedência, os administradores deverão colocar à disposição dos sócios todos os documentos necessários para a reunião ou assembleia.

Como, por exemplo, para ser discutida e aprovada as contas, necessário que o administrador apresente relatórios sobre suas ações no ano e também balanço patrimonial e balanço de resultado econômico.

A lei exige, ainda, que a empresa colha prova do recebimento, pelos sócios, dos documentos entregues. E aí poderá fazer isso, por exemplo, colhendo assinatura, mandando carta com A.R., documentando o envio e abertura do e-mail etc.

Fique claro que a não disponibilização dos documentos necessários para que os sócios tenham plena condição de discutir e votar os temas da assembleia/reunião é uma das maiores razões para invalidação do ato, o que poderá representar grave prejuízo para empresa.  

• Reunião ou Assembleia de sócios Extraordinária.
  • É facultativa.Poderá ocorrer a qualquer momento do ano, inclusive junto com a ordinária.
  • Nela se poderá discutir qualquer tema que administradores e sócios entendam relevante. Qualquer decisão empresarial, estratégias de negócios e decisões sobre condução da empresa.

2. Diferença entre Reunião e Assembleia de Sócio.

Tanto a reunião quanto a assembleia de sócios passam pelo mesmo caminho burocrático:

• Convocação.
• Instalação.
• Eleição da Mesa.
• Discussão.
• Votação.
• Formalização da Ata.
• Registro da Ata na Junta Comercial.

A grande diferença entre uma e outra é a simplicidade da reunião nas fases de convocação e instalação. E simplicidade burocrática, em termos negociais, traduz-se em: a) rapidez para tomada de decisão e; b) corte de custos.

Portanto, a realização de reunião de sócios é infinitamente mais vantajosa para empresa do que a realização de uma assembleia. No entanto, para que isso seja possível, dois requisitos devem estar presentes:

• Empresa deve ter até 10 sócios.
• Procedimento da reunião deve estar descrito no contrato social.

Já falamos muitas vezes sobre a importância de um contrato social bem elaborado e sob medida para seu negócio, não aqueles modelos pré-fabricados e feitos por profissional sem especialização jurídica.

Tratamos do tema, por exemplo, quando falamos da importância do contrato social para evitar e resolver conflitos entre sócios.

E aqui está mais uma demonstração sobre como este documento é importante. Caso não haja previsão no contrato social sobre o modelo de tomada de decisões, a empresa deverá – necessariamente – realizar assembleias de sócio, diminuindo sua capacidade de responder às mudanças de mercado com rapidez e aumentando seu custo fixo de manutenção, visto que as burocracias para convocação e instalação serão maiores.

3. Casos em Que a Reunião ou Assembleia de Sócio são Dispensadas.

Como apontado anteriormente, as reuniões e assembleias de sócios são o ambiente de tomada de decisão que conduzirá a empresa. No entanto, sua realização implica em custos burocráticos.

Diante dessa realidade, a lei dispensou a necessidade da reunião ou assembleia permitindo que as decisões empresariais fossem tomadas diretamente. Destacamos aqui dois casos mais comuns nos quais haverá tal dispensa.

3.1. Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP).

As microempresas (receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00) e empresas de pequeno porte (receita bruta igual ou inferior a R$ 4.800.000,00) estão dispensadas desta exigência.

A lei entende que estas empresas não teriam condições de suportar esse gasto de modo que a tomada de decisões nelas ocorrerão pela simples manifestação de vontade do sócio que tenha mais da metade do capital social (ou conjunto de sócios que, juntos, tenham essa participação societária).

Dessa forma, atente-se: na ME/EPP os sócios que detenham mais de 50% do capital social mandam na empresa e tomam decisões conforme sua vontade sem necessidade de realização de reuniões ou assembleias.

Sendo assim, você deverá estar atento casos pretenda participar – enquanto minoritário – de uma empresa que tenha receita bruta nessa faixa.

• Exceção. Mesmo as ME/EPP deverão realizar reunião ou assembleia nos seguintes casos:
  • Exclusão de sócio por justa causa.
  • Previsão no contrato social exigindo realização de reunião ou assembleia.

Sendo assim, apontamos a necessidade de cuidado caso pretenda participar – enquanto sócio minoritário – de uma empresa que tenha receita bruta nessa faixa. Saiba que as decisões empresariais serão tomadas inteiramente pelo seu sócio. Assim, recomenda-se que haja negociação para prever no contrato social matérias que você tenha direito de participar do processo decisório, do contrário será mero expectador.

3.2. Caso Todos os Sócios Manifestem sua Vontade Por Escrito.

A lei também dispensa a necessidade de reunião ou assembleia de sócios na hipótese em que TODOS os sócios apresentem manifestação POR ESCRITO sobre a matéria a ser decidida.

Nestes casos a lei entende que o gasto para realização de assembleia ou reunião seria inútil uma vez que todos já apresentaram sua decisão.

O documento a ser apresentado pelos sócios deverão ter as seguintes informações:

• Título do Documento.
• Identificação do sócio e, se for o caso, do seu procurador (Nome, CPF/CNPJ, estado civil, profissão e endereço).
• Decisões que tomou. Isso é, seu voto sobre a matéria que a empresa está discutindo.
• Data.
• Assinatura.

Caso não seja possível a manifestação de todos os sócios POR ESCRITO (por exemplo, porque um dos sócios não quis apresentá-la), a decisão empresarial necessariamente acontecerá numa assembleia ou numa reunião.

4. Assembleia de Sócios.

A assembleia de sócio é o modelo de tomada de decisão mais caro, demorado e burocrático. No entanto, é aquele que a lei estabelece como regra geral. Desse modo, sempre que o contrato social não prever outra forma dos sócios decidirem a vida empresarial, deverão eles reunirem-se em assembleia.

Para tanto, eles deverão obedecer as seguintes regras:

4.1. Convocação.

4.1.1. Quem Deve Convocar.

A convocação de assembleia de sócios é algo sério e custoso. Dessa forma, para evitar que fosse banalizada a ponto de servir como manobra de perturbação, a lei atribuiu a tarefa de convocá-la apenas à certas pessoas.

Isso quer dizer que não é qualquer sócio que poderá chamá-la.

A princípio, é atribuição do administrador convocar a assembleia e disponibilizar os documentos necessários para sua realização, colhendo prova de que os entregou em até 30 dias antes do conclave.

Em se tratando de assembleia ordinária (aquela que deve ser feita até o dia 30 de Abril de cada ano), estando o administrador em atraso superior a 60 dias qualquer sócio poderá realizar a convocação. Na prática, estando o administrador em atraso, comum que os sócios o notifiquem extrajudicialmente requerendo a convocação. E, caso o atraso permaneça, convocam diretamente após os sessenta dias.

Já no caso de assembleias extraordinárias (aquelas que podem ser realizadas a qualquer momento do ano), toda vez que se faça necessário a tomada de decisão empresarial de atribuição dos sócios e o administrador não a convoque, os sócios que tiverem (juntos ou separadamente), no mínimo, 20% do capital social, poderão requerer sua convocação. Nesse caso, o administrador terá 8 dias e, vencido o prazo, esses sócios poderão convocar diretamente.

4.1.2. Como se Deve Convocar.

Além da pessoa com poderes de convocação (em regra o administrador e excepcionalmente, os sócios); a lei trata também das formalidades que a convocação deverá seguir.

A convocação deverá ser feita por:

• Carta com aviso de recebimento (A.R.).
• Notificação Extrajudicial.
• 3 Publicações em imprensa oficial e/ou jornal de grande circulação.

Caso o modelo escolhido pelo administrador seja essa última (publicação), há certa controvérsia se deverá publicar apenas 3 vezes (2 em um meio e 1 noutro: imprensa oficial e jornal de grande circulação) ou se seriam necessárias 6 publicações (3 em imprensa oficial e 3 em jornal de grande circulação).

A junta comercial deverá aceitar o registro de ata que documente a publicação por apenas 3 vezes (2 num meio + 1 em outro), afinal, esta é a diretiva da instrução normativa 81 do DREI. No entanto, haverá espaço para que a convocação da assembleia seja discutida em juízo. Logo, por uma questão de segurança jurídica, recomendamos a publicação por 6 vezes.

Seja qual for o meio, ela deverá ser feita – em primeira convocação – com uma antecedência mínima de 8 dias. E, em segunda convocação, com antecedência mínima de 5 dias. Portanto, não dá para fazer aqui como se faz em reuniões sindicais ou condominiais, por exemplo, onde a primeira e segunda convocação são no mesmo dia. Deverão ser em dias separados sob risco de anulação.

4.1.3. O Quê Deve Conter a Convocação.

Visto quem deverá convocar (administrador, em regra) e como poderá ser feito (AR, Notificação Extrajudicial ou publicação em imprensa); a lei também estabelece o conteúdo que a convocação deve ter:

• Data, hora e local da assembleia.
• Ordem do dia, isto é, a pauta: quais assuntos serão discutidos e votados na assembleia.
• Indicação de onde os sócios poderão ter acesso aos documentos necessários para se prepararem para assembleia.
• Se por videoconferência ou semipresencial, deverá também: informar com destaque que a assembleia terá esse formato virtual; detalhar como os sócios conseguirão o link de acesso e informar que os documentos necessários para participação na assembleia (identidade, procurações etc.) deverão ser entregues até 30 minutos antes do conclave.

4.1.4. Dispensa de Convocação.

A convocação poderá ser dispensada caso TODOS os sócios compareçam na assembleia. Nestes casos, fica comprovado que a convocação era desnecessária porque todos – por algum meio – souberam a data, a hora e o local em que ela seria realizada.

4.2. Instalação.

A instalação é a verificação da presença do número mínimo representativo do capital social que deve estar no local, data e hora da assembleia para que ela possa ocorrer.

• Em primeira convocação, deverão estar presentes – no mínimo – 75% do capital social votante.
• Em segunda convocação, qualquer número é suficiente para que a assembleia aconteça.

Ressalte-se que o sócio poderá ser representado na assembleia por outro sócio ou por advogado que tenha procuração com poderes específicos do que está autorizado a realizar no conclave. A procuração deverá ser levada a registro juntamente com a ata.

Muito comum, na prática, que haja briga entre os sócios no momento da assembleia sobre quem pode estar presente no ato. Como se trata de um momento de tomada de decisões empresariais estratégicas, o sigilo é algo bastante recomendado. E, por isso, a princípio apenas os sócios e seus procuradores poderão estar presentes.

No entanto, a depender das exigências do caso concreto – caso haja um justo motivo – outras pessoas além dos sócios poderão estar presentes. Imagine, por exemplo, caso seja necessário a presença de um segurança para garantir a integridade física de todos os presentes. Ou a presença de um oficial de cartório que lavrará a ata em registro público. Ou a presença de um funcionário da empresa para prestar apoio à reunião.

São casos justificados. No entanto, para garantir o sigilo das matérias que serão discutidas e das decisões que serão tomadas, qualquer sócio poderá obstar a presença deste terceiro. Desde que a impugnação seja justa e sem abuso de direito.

4.3. Eleição da Mesa.

Instalada a assembleia, o primeiro ato será a eleição de presidente e de secretário que comporão a mesa.

A atribuição do presidente será de encaminhar as discussões e resolver eventuais divergências, colocando a pauta do dia para discussão e votação na ordem que considerar pertinente.

O secretário, por sua, vez terá como atribuição auxiliar o presidente.

Segundo a lei, a presidência e o secretariado serão eleitos entre os sócios presentes. Portanto, a legislação dá a entender que tanto presidente quanto secretário deverão ser sócios não podendo ser alguém estranho sob pena de anulabilidade.

Caso uma dessas funções sejam exercidas por alguém que não seja sócio, haverá um vício que poderá acarretar a anulação da assembleia, caso algum sócio descontente demonstre o prejuízo que sofreu devido ao fato dessas funções serem exercidas por alguém estranho à sociedade.

4.4. Discussão.

Eleita a mesa, iniciam-se as discussões.

Esse é o momento em que cada sócio poderá apresentar sua tese tentando convencer demais sócios que sua estratégia é a melhor para a empresa. Aqui poderão ser feitas negociações e argumentações, sempre levando em consideração o melhor interesse da empresa.

Importante salientar que, em algumas sociedades, há sócios sem direito de voto. No entanto, mesmo estes sócios poderão participar das assembleias e reuniões e, nesse momento, poderão falar, apresentar argumentos, fazer perguntas e tudo mais que qualquer sócio tem direito.

Trata-se de um momento de convencimento.

Esse momento é o porquê recomendamos que o sócio se faça representar por advogado. Afinal, trata-se de profissional na arte da retórica e do debate de modo que os sócios conseguirão impor suas vontades sobre os demais. Afinal, em se tratando de poder de convencimento, nada melhor que uma boa assessoria jurídica.

4.5. Votação.

Após as discussões, chegará o momento da votação. E aí, cada sócio votará conforme sua consciência.

Aqui três regras merecem destaques:

A primeira é que a votação não será por cabeça, mas por participação no capital social. Isso significa que nem sempre ganhará a posição política composta pela maioria dos sócios, mas sim por sócios que componham a maioria do capital social.

Imagine, portanto, uma sociedade com 4 integrantes onde um dos sócios possua 40% e os demais 20% cada. Neste caso, se dois sócios votarem num determinado sentido e dois em outro, não haverá empate. Apesar de, por cabeça, a contagem de votos estar 2 a 2, por representação no capital social, a contagem estará 60 a 40.

A lei estabelece alguns quóruns para que certas matérias sejam aprovadas, mas a princípio, trabalha-se com a regra geral da maioria.

Segunda orientação que merece destaque é o voto de sócio que esteja em conflito de interesse com a empresa. Nestes casos, caso o sócio tenha algum interesse próprio que não seja a melhor decisão para a empresa, o voto deste poderá ser considerado impedido e, por isso, desconsiderado pelo presidente da mesa.

No entanto, para que isso aconteça, aconselha-se que o presidente descreva em ata muito bem no que consiste o conflito de interesse com todas as suas circunstâncias. Do contrário, o sócio poderá conseguir anular o resultado da assembleia em juízo.

A terceira orientação a ser destacadas é que os sócios façam constar seus votos ainda que dissidentes e minoritários.

Muito comum, na prática, que o sócio durante a fase de discussão defenda uma determinada decisão. Mas, ao ver que não convenceu demais sócios, aceita a posição da maioria e vota junto com a posição majoritária.

Essa não é uma jogada inteligente.

Aconselha-se que o sócio vote conforme sua convicção, ainda que sua posição seja minoritária e perdedora, fazendo constar seu voto em ata.

Isso é importante para fins de isenção de responsabilidade civil caso a decisão da maioria seja contrária a lei ou ao contrato social e possam de alguma forma caracterizar abuso da personalidade jurídica e, portanto, resvalar no patrimônio pessoal dos sócios.

4.6. Formalização da Ata.

A ata é o documento que deverá constar as seguintes informações:

• Nome da Empresa.
• Tipo de conclave: se assembleia ou reunião; se ordinária ou extraordinária.
• Preâmbulo: dia, mês, ano, hora e local de realização.
• Forma como a convocação ocorreu. Se ela foi dispensada porque todos os sócios compareceram espontaneamente.
• Instalação: falar da quantidade de capital social presente na assembleia e declaração de instalação.
• Eleição da mesa: dizer quem foi escolhido presidente e secretário.
• Ordem do dia: listar as pautas que serão discutidas e votadas.
• Deliberações: informar o que foi decidido pelos sócios, fazendo constar se decisões foram por unanimidade ou não, registrando votos vencidos.
• Encerramento: “terminados os trabalhos, inexistindo qualquer outra manifestação, lavrou-se a presente ata que, lida, foi aprovada e assinada.”
• Assinatura: assinam a ata o presidente e o secretário devendo eles indicar quem estava presente. Contudo, recomenda-se que todos os presentes assinem.

4.7. Registro da Ata na Junta Comercial.

A princípio, a ata deverá ser levada à registro na Junta Comercial em até 20 dias. Na prática, contudo, ocorre o seguinte dilema: o registro é público, enquanto a ata pode conter decisões empresariais sigilosas que não podem ser conhecidas pela concorrência.

Comum, então, que não se registre e assumam-se os riscos de eventuais consequências (que costumam ser pequenas).

No entanto, algumas deliberações devem necessariamente ser levadas a registro para que possam ter efeito:

• Atas que geram alteração do contrato social precisam ser registradas acompanhadas da respectiva alteração, que virá a registro como documento em separado.

• Atas que representem a redução do capital social precisam ser publicadas e só depois de 60 dias da publicação que poderão ser arquivadas na Junta.

Dica extra: toda essa formalidade pode ser muito simplificada através de sites como, por exemplo, o assembleiasvirtuais.com.br.

5. Reunião de Sócios.

A reunião de sócios é bem mais simples, rápida e barata que a assembleia de sócios porque não precisam das inúmeras burocracias para convocação e instalação.

Desde que dois requisitos estejam presentes:

• Sociedade com até 10 sócios.
• Regulamentação no contrato social ou acordo de sócios sobre os procedimentos específicos da reunião, disciplinando como a tomada de decisões acontecerá.

Caso estes requisitos sejam satisfeitos, não precisaremos de publicações em imprensa oficial ou jornal de grande circulação. Muito menos a presença de 75% do capital social em primeira convocação.

As regras de convocação poderão ser estipuladas livremente pelo sócio. Imagine, por exemplo, a possibilidade uma simples convocação por whatsapp, e-mail, telegram ou outro meio digital gratuito e rápido. Além disso, pode-se diminuir a antecedência com que a convocação deve se dar. Por exemplo, para 48 horas antes da reunião. Fazendo com que a tomada de decisão possa ser rápida, quase que imediata. Em oposição aos dias e mais dias que exigem a assembleia. Pode-se, ainda, diminuir drasticamente o quorum necessário para a instalação. Dentre outras possibilidades.

6. Empate na Deliberação dos Sócios.

As sociedades limitadas compostas por dois sócios detentores de 50% cada é um dos modelos empresariais mais corriqueiros. É tão comum que decidimos abordar esse tema no presente artigo para responder à seguinte pergunta:

O que acontece caso, numa reunião de sócios, houver empate acerca de uma determinada decisão que precisa ser tomada? Ou seja, se cada um dos sócios quiser uma solução diferente, como fica a empresa? Qual decisão ela deverá seguir?

Nestes casos, a solução legal é muito ruim. Muito ruim mesmo.

Segundo a lei, devemos analisar o contrato social e ver se ele prevê a incidência das normas da lei de sociedades anônimas (lei 6404 de 15 de Dezembro de 1976). Caso tenha previsão no contrato social neste sentido, a reunião deverá se repetir a cada 2 meses até que um dos sócios convença o outro de modo a solucionar o empate.

De outra forma, caso não haja previsão no contrato social sobre aplicação da lei das sociedades anônimas, a solução seria o critério de desempate seria o número de sócios (o que é irrelevante numa sociedade 50/50) e, em último caso, ação judicial para que o juiz decida sobre a vontade de qual sócio que irá prevalecer.

Veja, portanto, que temos duas soluções igualmente ruins:

• Adiar a questão por, no mínimo, 2 meses. O que vai totalmente de encontro com a velocidade que decisões empresariais geralmente exigem. Sob pena da empresa ficar travada por longo período.
• Ação judicial para que um juiz, terceiro que desconhece o negócio e não sofrerá qualquer consequência de uma decisão ruim, defina a vontade de qual sócio irá prevalecer.

Ora, se a lei oferece duas soluções ruins. O que fazer então?

É possível que o contrato social ou acordo de sócio dê outra solução para os casos de empate. Soluções mais em sintonia com as exigências de mercado. O que, mais uma vez, salienta a necessidade de contratos bem elaborados por especialista.

A título de exemplo, citamos aqui algumas possibilidades de cláusulas contratuais que solucionam empate em sociedades limitadas nas quais cada sócio tenha 50% das quotas votantes:

• Dispute Board: sócios podem prever em acordo de cotistas a intervenção de um comitê ou de um profissional de confiança para solucionar o empate, estabelecendo os limites e formas como essa intervenção poderá acontecer. Poder-se estabelecer, por exemplo, que o advogado de confiança sane o desacordo realizando uma mediação ou declarando um voto de minerva.
• Acordo de Voto: acordo de sócio pode estabelecer certas condições para que prevaleça o voto de um ou outro sócio. Por exemplo, pode-se estipular que em matéria comercial, prevalece o voto de um sócio e em matéria financeira, o voto do outro. Ou que os votos devem ser proferidos em conjunto por procurador responsável em determinadas circunstâncias.
• Texana (shotgun ou buy or sell): sócio apresenta um valor pelo qual está disposto a comprar a participação societária do outro sócio. Este, por sua vez, terá que escolher: ou vende sua participação ou compra os 50% do outro sócio segundo as mesmas condições da oferta inicial.
• Mexicana (ou shoot-out): sócios entregam envelopes lacrados com propostas de aquisição das quotas do outro. Quem der o maior lance terá o dever de comprar a participação societária do outro.

Tanto na cláusula texana, quanto na cláusula mexicana importante que sejam bem construídas e prevejam as hipóteses que lhe servirão de gatilho, bem como prazo para seu exercício e condições de pagamento.

7. Conclusão.

Por tudo que foi exposto fica fácil entender a assembleia e a reunião de sócios como um centro de poder. Uma instância onde sócios deverão negociar e compor seus interesses, mas que possui certas regras que devem ser observadas.

Nesse artigo pretendemos demonstrar algumas regras que regem este centro de poder e, com isso, conferir aos nossos leitores e clientes uma ferramenta a mais de influência sobre o destino de sua empresa.

Saber como fazer uma convocação, por exemplo, dá ao sócio uma grande ferramenta para buscar a invalidade da reunião na qual se tomou decisão com a qual ele não concorde. E, ao mesmo tempo, confere-lhe o conhecimento necessário para preservar as assembleias que de onde saiu resultados que ele deseja.

Nossa intenção aqui foi fornecer um manual de instrução com o qual os sócios poderão jogar com as regras do jogo embaixo do braço e utilizá-las em seu favor.

Caso ainda reste alguma dúvida e queira marcar uma reunião para discutirmos reuniões e assembleias de sua empresa, não deixe de clicar no botão abaixo e marcar um horário. Ficaremos felizes em ajudar.